Les ordonnances tant attendues prises en application de la loi d’urgence sanitaire du 23 mars 2020 ont été publiées le 25 mars 2020. Ces ordonnances prévoient des mesures exceptionnelles visant à faire face à l’épidémie de Covid-19 dans différents domaines.
Nous avons été interrogés à différentes reprises par nos clients concernant plus particulièrement le sujet de la tenue des assemblées générales en cette période de confinement. La date de tenue des assemblées générales annuelles approche et la période de confinement actuelle a amené nombre d’entre vous à se poser la question du délai d’arrêté des comptes sociaux et des conditions de tenue des assemblées générales, notamment d’approbation des comptes.
Deux ordonnances (parmi les 25 publiées le 25 mars) assouplissent les obligations des sociétés à cet égard. En synthèse, vous pouvez retenir que :
- Si vous souhaitez tenir vos assemblées pendant la période de confinement (quel que soit l’objet de l’assemblée), il vous est permis de tenir vos réunions par voie de conférence téléphonique ou de visioconférence. Et ce même si les statuts de la société ne le prévoient pas.
Ces moyens devront permettre l’identification de l’associé et transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces conditions nous semblent donc exclure l’utilisation de logiciel de type « doodle » pour connaitre le sens du vote des participants.
Attention, l’ordonnance ne prévoit pas de recours possible à des convocations par e-mail si les statuts ne le permettent pas. Il conviendra donc de continuer à convoquer les associés par courrier si les statuts ne permettent pas le recours à l’e-mail. L’autre solution envisageable est que l’ensemble des associés soit présent, même par visioconférence, à l’assemblée. Dans cette hypothèse, le cas de nullité lié au défaut de respect des conditions de convocation pourrait être couvert par la présence de l’ensemble des associés.
- Si, pour l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, vous souhaitez maintenir une présence physique de vos associés, dans cette hypothèse, l’ordonnance vient proroger de 3 mois le délai applicable pour approuver les comptes de la société ou convoquer une assemblée à cet effet. Cette prorogation n’a pas à être justifiée.
Ainsi, une société devant approuver ses comptes au 30 juin 2020 (soit une clôture au 31 décembre 2019) verra cette date butoir prorogée au 30 septembre 2020.
Cette prorogation est possible pour les sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.
Quelques précisions complémentaires :
- Des dispositions supplémentaires existent notamment pour les sociétés cotées et les sociétés anonymes, la synthèse ci-dessus n’abordant que les autres formes de sociétés (SAS, SARL, sociétés civiles principalement).
- L’assouplissement sur le délai de tenue de l’assemblée est applicable uniquement si le CAC de la société n’a pas établi son rapport sur les comptes annuels avant le 12 mars 2020.
- Les statuts de la société peuvent (dans certains cas) eux-mêmes prévoir d’autres aménagements sur le délai d’approbation. En particulier, les SAS ne sont pas légalement soumises à l’obligation d’approuver leurs comptes dans un délai de 6 mois. Mais leurs statuts le prévoient souvent.
Contacts : Marie-Liesse Emo-Brioist, Stéphanie Blarez, Anne-Carole Tanguy, Hélène Magineau, Mickaël Goupil.